Microsoft Access es una aplicación para la gestión de base de datos relacional ( forma de organizar la información de una base de datos a través de tablas ), creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico".
Base de datos: Es un sistema que puede organizar o editar grandes cantidades de información, de forma organizada.
Una base de datos es algo más que una mera lista o tabla. Le permite controlar de verdad los datos, recuperarlos, ordenarlos, analizarlos, resumirlos y elaborar informes. La base de datos puede combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá que introducir dos veces la misma información. Incluso puede contribuir a que la entrada de datos sea más eficaz y precisa.
INICIO DE ACCESS 2007.
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, aunque cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.
NUEVAS EXTENSIONES DE ARCHIVO.
Microsoft Office Access 2007 presenta un nuevo formato de archivo que utiliza la extensión de archivo .accdb.
Este nuevo formato admite nuevas características, como adjuntos (para almacenar tipos de documentos y archivos binarios) y campos multivalor (para asignar tareas a más de una persona). Sin embargo, el nuevo formato de archivo no se puede abrir o vincular con versiones anteriores de Access, no admite la replicación de compatibilidad ni la seguridad a nivel de usuario.
Además, proporciona cierta compatibilidad para el formato de archivo utilizado en versiones anteriores de Access:
.accdb
Base de datos de Access (Versión 2007)
.mde
Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003 y anteriores)
.mdz
Extensión de plantillas en Access
.mdb
Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores)
.accde
Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y anteriores)
.mam
Macro de Access
.maq
Consulta de Access
.mar
Informe de Access
.mat
Tabla de Access
.maf
Formulario de Access
.adp
Proyecto de Access
.adn
Plantilla de proyecto de Access
CONVERSIÓN DE ARCHIVOS DE UNA VERSIÓN ANTERIOR.
Para convertir archivos de una versión anterior a Microsoft Acess 2007:
En primer lugar, abrir la base de datos:
1.Pulsar en el botón de Microsoft Office y, a continuación, hacer clic en Abrir.
2.En el cuadro de diálogo Abrir, seleccionar y abrir la base de datos que se desea convertir.
A continuación, convertir la base de datos:
1.Pulsar en en el botón de Microsoft Office y, a continuación, seleccionar Guardar como.
2.En Guardar la base de datos en otro formato, seleccionar en Base de datos de Access 2007.
3.En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escribir un nuevo nombre para la base de datos (o conservar el que hay por defecto).
4.Seleccionar Guardar.
Se creará una copia de la base de datos en el formato de archivo .accdb
BARRAS DE LA PANTALLA.
La barra de Título
Visualiza el nombre del programa y de la base de datos con la que se está trabajando.
En el extremo de la derecha de la barra se posicionan los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de Acceso rápido
Muestra por medio de iconos las operaciones más habituales que se encuentren seleccionadas.
Esta personalización se realiza pulsando en la flecha desplegable de la derecha de esta barra. Si se pulsa en "Más comandos" se abrirá un cuadro de diálogo desde es posible añadir otras acciones.
La barra de estado
La barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla del programa y aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc.
Es posible ocultarla o mostrarla:
1.Pulsar en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.
2.En el panel izquierdo, seleccionar Base de datos actual.
3.En el apartado Opciones de aplicación, activar o desactivar en la casilla de verificación Mostrar barra de estado.
4.Pulsar en Aceptar.
LA BANDA / CINTA DE OPCIONES
La banda o cinta de opciones reemplaza fundamentalmente a los menús y barras de herramientas de versiones anteriores de Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús, y las más habituales pueden ser añadidas a la barra de acceso rápido. Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto activo.
Las opciones que no estan disponible aparecen con un color atenuado, por lo tanto, solo se muestran las opciones útiles en cada pantalla.
